Filialleitern von Unternehmensstandorten fehlt im Tagesgeschäft häufig die Zeit für administrative Tätigkeiten. Daher übernehmen oftmals die Inhaber die Bearbeitung des Posteingangs. Edeka-Kaufmann Thorsten Rumpsmüller etwa gehören drei Filialen der Lebensmittelhandelsgruppe in Lippstadt und Paderborn. Auf die dort postalisch eingehenden Kundenbriefe, Rechnungen, Schreiben von Lieferanten etc. hatte er keinen unmittelbaren Zugriff; eine ortsunabhängige Bearbeitung der Briefpost war nicht möglich.
Deshalb beschäftigte er sich mit der Möglichkeit, die eingehende Briefpost zu digitalisieren und automatisiert zu verarbeiten, um so Abläufe zu straffen und den Arbeitsaufwand im Backoffice der Filialen zu verringern. Rumpsmüller entschied sich dafür, einen Dienstleister zur zentralen Bearbeitung der an die einzelnen Filialen eingehenden Briefpost zu beauftragen. Dokumentenmanagements-Anbieter wie z. B. Caya holen die Sendungen entweder an der Niederlassung ab oder richten eine Nachsendung ein, welche die an die Filiale adressierten Briefe in das eigene Scan-Center zur Digitalisierung weiterleitet.
More than a Scan
Möglich sind auch digitale Unterschriften.
Foto: Caya GmbH
Damit Händler den größtmöglichen Nutzen aus den digitalen Dokumenten ziehen können, werden diese hierbei nicht nur gescannt, sondern auch weiterverarbeitet. Dazu gehört vor allem das Auslesen der PDF-Dateien mithilfe von Optical-Character-Recognition (OCR)-Technologien, sodass die Inhalte volltextfähig durchsuchbar und damit einfacher aufzufinden sind.
Des Weiteren können Schreiben so automatisiert getaggt werden. Tags geben an, um welche Art von Brief es sich handelt. Taucht beispielsweise der Begriff „Rechnung“ im Dokument auf, dann erhält dieses das entsprechende Kennzeichen. Mit diesem Verfahren lässt sich die Post den verantwortlichen Abteilungen oder Personen zuordnen, in weiterführende Applikationen importieren oder in den jeweils passenden System-Ordnern ablegen.
Zentral und ortsunabhängig
Thorsten Rumpsmüller hat die ersten Schritte in Richtung Automatisierung getan und lässt seine bis zu 150 monatlich eingehenden Briefe digitalisieren. Dadurch konnte die Bearbeitung des Posteingangs zentralisiert werden. Der Dienstleister reichert die Post nach dem Scannen um relevante Informationen an, sodass Assets, also Dateninhalte, entstehen.
Diese sind für ihn dann über das Dokumentenmanagement-System, mit dem Backoffice-Prozesse wie etwa die Rechnungs-Organisation digital und automatisiert ablaufen, verfügbar. „Heute kann ich ortsunabhängig auf die gesamte Briefpost meiner Filialen zugreifen“, so Rumpsmüller. „Dabei sind die Briefe bereits sortiert und ich kann schnell entscheiden, was mit ihnen passieren soll.“
Über hinterlegte Regeln nimmt ihm das DMS händische Arbeiten ab. So werden beispielsweise Rechnungen direkt in die Software des Steuerberaters hochgeladen. Briefe, die er im Original benötigt, wie etwa ein Schreiben seiner Bank mit einer neuen Kreditkarte, kann er anfordern und erhält sie darauf physisch zugestellt. Die übrigen Briefe werden in der Regel nach 90 Tagen datenschutzkonform vernichtet.
Step by step: Digitale Transformation für Händler
Die Integration von IT-Technologien in möglichst viele Bereiche des Unternehmens konfrontiert Einzelhändler mit verschiedenen Herausforderungen. Ein Leitfaden für Retailer, die die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse vorantreiben wollen.
Digitaler Lieferschein: Zentrale Cloud statt Zettelwirtschaft
Nach wie vor begleiten Lieferscheine in Papierform die Warenlieferungen der Hersteller an den Handel. Um die meist aufwendigen Prozesse zu optimieren, starteten die Bundesvereinigung Logistik (BVL) und GS1 Germany das Projekt „Digitaler Lieferschein“. Nach erfolgreichem Praxistest geht es nun in die Umsetzung.