Das Jahr 2006 markiert den Gau in der Geldlogistik-Branche. Durch Veruntreuung und Unterschlagun-
gen der Firmen GWS, Arnolds und Laserich ein Schaden von rund 23 Mio. Euro, durch den spekta-
kulären Fall Heros ein Schaden von 360 Mio. Euro. Die Rewe Group, damals Kunde von Heros, zählte mit einem Verlust in dreistelliger Millionenhöhe zu den Hauptleidtragenden. „Heros hat eine Sicherheitsdiskussion in unserem Haus ausgelöst“, berichtet Paul Monzel, Funktionsbereichsleiter Financial Services bei der Rewe Zentralfinanz eG.
Im Auftrag des Kölner Handelskonzerns werden heute jährlich rund 4,5 Mio. Safebags bewegt. 36 Mio. Hartgeld-Rollen mit einen Gesamtgewicht von über 7.000 Tonnen werden pro Jahr von den Märkten bestellt und durch die Geldlogistiker ausgeliefert. Für die insgesamt rund 5.300 Abholstellen, von den Rewe-Supermärkten über die Penny-Filialen, die Toom-SB-Warenhäuser bis zu den Fachmarkt-Schienen ProMarkt und Toom-Baumarkt, sind dazu 920.000 Anfahrten pro Jahr notwendig.
„Wir sind ehrlich und offen, in unserem Verhalten integer und unbestechlich, wir stehen als zuverlässiger Partner zu unserem Wort“, heißt es im Leitbild der Rewe Group. Auf Basis dieser Werte stellte der Konzern nach Heros seine Bargeldlogistik neu auf. Zum einen wurde das Risiko gestreut: Die Gruppe arbeitet jetzt mit insgesamt 17 Geldlogistik-Unternehmen zusammen, die jeweils bestimmte Regionen bzw. Filialen betreuen und deren Logistik-Dienste jeweils ein bestimmtes Wertvolumen nicht überschreiten. „Wir achten sehr auf die Verteilung des Risikos, und wir haben ein internes Risiko-Frühwarnsystem eingerichtet“, erklärt Paul Monzel. Andererseits wird den Dienstleistern aber auch Vertrauen entgegengebracht. So verzichtet die Rewe Group auf permanente Ausschreibungsverfahren zugunsten einer langfristigen, fairen Zusammenarbeit. Damit verringert sich, so Monzel, „jene Art von Rationalisierungsdruck auf die Dienstleister, die ganz überwiegend nur zu Lasten der Sicherheit und der Qualität gehen kann.“ Im Gegenzug erwartet Monzel allerdings auch, dass die Dienstleister weiter intensiv an einer Optimierung der Prozesse arbeiten, jedoch ohne den Sicherheitsaspekt zu vernachlässigen.
Zum anderen arbeitet die Rewe Group mit dem unabhängigen, zertifizierten Dienstleister Alvara Cash Management AG zusammen. Über dessen Online-Plattform „Alvara ICC“ werden sämtliche Bargeld-Bewegungen verbucht und kontrolliert. Die Plattform unterstützt verschiedene Prozesse des Bargeldkreislaufs, von der Direkteinzahlung bei der Deutschen Bundesbank durch Filialen mit Hauptkasse bis hin zur Verarbeitung von Filialerlösen und Automatengeldern durch einen professionellen Wertdienstleister.
Transparenz durch Online-Plattform
Die Geldentsorgung bei der Rewe Group funktioniert damit wie folgt: Täglich werden die Daten der im Markt fertiggestellten Safebags an Alvara übermittelt. Die Übergabe an den Bargeldlogistiker wird vom Markt im Rewe-Kassensystem dokumentiert. Nach Bearbeitung des Safebags im Cash Center sendet der Bargeldlogistiker das Zählprotokoll ebenfalls an die Alvara-Plattform. Die „cashEDI“-Avisierung an die Bundesbank bzw. die „cashEDI“-Eingangsinformation werden von der Bundesbank elektronisch zur Verfügung gestellt und durch die Alvara-Plattform dort abgeholt. Somit kann anhand der vorliegenden Informationen spätestens um 15.30 Uhr des laufenden Tages der komplette Status der am Vortag dem Bargeldlogistiker übergebenen Gelder abgerufen werden.
Dezentralisierung und Transparenz.
Paul MonzelNach Vorliegen der „cashEDI“-Einzahlungsinformationen kann durch Zusammenführung von Lieferscheinnummer, GLN-Marktnummer und Safebag-Nummer bereits eine Verbuchung auf Marktebene bei der Rewe durchgeführt werden. Die Gutschrift im Kontoauszug wird für den Abschluss des Prozesses nicht mehr benötigt. Rewe kann damit den gesamten Prozess einen Tag früher abschließen und eventuellen Auffälligkeiten früher begegnen.
Auch die Abwicklung der Wechselgeldbestellung ist über die Alvara-Plattform geplant. „Durch die veränderten Rahmenbedingungen ab Mai 2011 ist jedoch zunächst eine erneute Analyse der Situation erforderlich“, so Monzel. Basierend darauf wird die Rewe Group passgenau ein elektronisches Bestellwesen aufbauen.
Wesentlicher Vorteil der Abwicklung über die Alvara-Plattform ist die Transparenz für den Auftrag-
geber: Über das sogenannte Berichtsmodul können sich die mit Controlling-Aufgaben befassten Mitarbeiter in der Rewe Zentralfinanz eG jederzeit einen umfassenden Überblick über alle Bargeldoperationen im Filialnetz und bei den Bargeldlogistikern verschaffen. „Das System funktioniert zufriedenstellend, auch wenn an der einen oder anderen Stelle noch Nachbesserungsbedarf besteht“, berichtet Paul Monzel. Unter dem Strich aber ist für den Rewe-Funktionsbereichsleiter durch die hausinternen Restrukturierungen und die Dokumentation der Prozesse auf der Alvara-Plattform „in der Rewe Group ein hohes Niveau an Transparenz und Risikominimierung bei der Bargeldlogistik erreicht worden.“
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Kosten werden steigen
Paul Monzel, Funktionsbereichsleiter Financial Services bei der Rewe Zentralfinanz eG, berichtet, wie die Rewe Group ihre Bargeldlogistik neu aufgestellt hat.
Wie ist die Bargeldlogistik der Rewe Group heute aufgestellt?
Wir setzen auf die beiden Faktoren Dezentralisierung und Transparenz. Deswegen arbeiten wir mit 17 Geldlogistik-Unternehmen zusammen, die jeweils mit einem definierten Wertevolumen eine bestimmte Region und deren Märkte betreuen. Zudem nutzen wir eine Software, über die wir die Geldströme eng verfolgen können.
Welche konkreten Vorteile bietet Ihnen die Online-Plattform?
Die Plattform ist schnell und transparent. Das Berichtsmodul erlaubt eine zeitnahe und lückenlose Verfolgung der Transaktionen. Das System generiert automatisch entsprechende Berichte und erleichtert uns Controllern die Arbeit an dieser Stelle.
Funktioniert das System reibungslos?
Im Großen und Ganzen arbeitet das System gut. Es gibt aber, wie bei jeder Software, durchaus Potenzial zur Verbesserung, vor allem die noch nicht optimale Datenanbindung der Dienstleister.
Hat sich die Bargeldversorgung für die Rewe seit Beginn 2011 verteuert?
Durch die Einbeziehung von Banken als weitere Partner werden die Kosten der Bargeldlogistik steigen. Allerdings ist es noch zu früh, hier eine konkrete Zahl zu nennen.
Lückenlose Transparenz
Technisch ist es heutzutage möglich, den gesamten Bargeldkreislauf so zu sichern, dass keine manuellen Eingriffe mehr möglich sind. Hierfür gibt es „große“ und „kleine“ Lösungen. Wichtig ist ein lückenloser Informationsaustausch auf jeder Stufe und mit allen Beteiligten.
