Interview: Kodi vernetzt Zentrale und Filialen

Bei Kodi gibt es eine neue App für die interne Kommunikation namens Kodiconnect. Die Idee dazu kam aus der Geschäftsführung. Was war der Anlass?

Schob: Kodi ist ein Unternehmen, das zukunftsorientiert und innovativ denkt. Der Wunsch, für unsere Mitarbeiter*innen eine schnelle und effiziente Kommunikations-Plattform zu schaffen, besteht daher schon lange. Unsere bisherigen Kommunikationskanäle/-wege (Telefon, Intranet und Filial-PC) waren einfach nicht mehr ausreichend und zeitgemäß. Filialschließungen und mobiles Arbeiten während der Corona-Pandemie haben gezeigt, dass das Thema effizienter Informationsaustausch noch weiter in den Vordergrund rücken muss.

Zusätzlich hat die Hochwasserkatastrophe im letzten Sommer verdeutlicht, wie wichtig es ist, unsere Mitarbeiter:innen zeitnah und unkompliziert mit relevanten und wichtigen Informationen versorgen zu können. Wir haben gemerkt, dass hier noch viel Potenzial steckt.

Kaluza: Während der Flutkatastrophe konnten wir unsere betroffenen Mitarbeiter:innen im Ahrtal nur sehr schwer erreichen. Daher brauchten wir ein Medium, das für alle zugänglich ist, egal ob in der Zentrale oder in einer Filiale. Vorher haben wir nur unser wöchentliches Informationsschreiben mit den Aufgaben für die Arbeitswoche an die Filialen übermittelt, abrufbar über das Intranet oder am MDE-Gerät.

Das ist nicht sehr flexibel und manche Kollegen:innen haben Informationen aufgrund der Arbeitssituation nicht rechtzeitig oder zu spät erhalten. Für sehr dringende Nachrichten – zum Beispiel Gefahr in Verzug – haben wir ein zentralseitig versandtes Rundschreiben genutzt. Auch hier bestand das Risiko, dass diese Information nicht rechtzeitig alle Mitarbeitenden erreicht.

Welche Ziele sollen mit Kodiconnect zusätzlich erreicht werden?

Schob: Unser Kernziel besteht in der besseren kommunikativen Vernetzung von Filialen und Zentrale. Besonders wichtig ist uns, dass alle Mitarbeiter:innen Teil der Kommunikation, also nicht nur Empfänger, sondern aktive Nutzer dieser Plattform sind. So können sich die Mitarbeiter:innen aus den verschiedenen Regionen, Bezirken und/oder Filialen untereinander austauschen, aber auch den Kollegen:innen in der Zentrale viel schneller Feedback zu internen Prozessen oder neuen Themen geben. Durch die enge Vernetzung aller Mitarbeitenden funktioniert die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen deutlich effektiver und wird so spürbar schneller.

Kaluza: Die App ist im engen Austausch mit dem Anbieter Flip so konzipiert, dass die Bedürfnisse der operativen Beschäftigten im Fokus stehen und diese einen tatsächlichen Mehrwert in ihrem Arbeitsalltag haben. Hierbei geht es eben nicht um ein Medium für die reine Top-Down-Kommunikation. Das Ganze funktioniert wie eine Kombination aus sozialen Netzwerken wie Facebook, Whatsapp und Co. Innerhalb der App gibt es verschiedene Gruppen, z.B. für alle Mitarbeitenden oder für alle Bezirksverantwortlichen oder Filialleitungen. In der jeweiligen Gruppe kann jedes Mitglied einen Beitrag posten und bekommt durch Likes und Kommentare schnell und direkt Feedback.

Die App soll wie eine Kombination aus sozialen Netzwerken wie Facebook, Whatsapp und Co. funktionieren und bietet den Mitarbeitenden verschiedene Gruppen zur Kommunikation.
Foto: Adobe Stock/contrastwerkstatt

In der Gruppe „Kodi Alle“ gibt es z.B. alle drei Wochen einen Beitrag aus der Geschäftsführung. Zusätzlich haben wir funktionale Gruppen für abteilungsübergreifende Themen, wie beispielsweise zwischen der HR und dem Vertrieb eingerichtet, das verschlankt automatisch Prozesse und erhöht die Kommunikationsgeschwindigkeit. Natürlich darf es auch um Persönliches gehen. So können sich Filialen aus einem Stadtteil darüber austauschen, wo es den besten Mittagssnack gibt. Insgesamt soll die Arbeit bei Kodi durch Kodiconnect auch persönlicher, sowie die einzelnen Kolleginnen und Kollegen besser sichtbar werden.

Wie funktioniert das praktisch? Haben alle Mitarbeitenden ein mobiles Endgerät zur Verfügung?

Kaluza: Es handelt sich um eine App, die auf den Rechnern in den Filialen und MDE-Geräten installiert ist und von allen genutzt werden kann. Jede Filiale, aber auch jeder Mitarbeitende hat einen eigenen Account. Darüber hinaus kann die App freiwillig auf das private Smartphone geladen und dort jederzeit flexibel genutzt werden.

Wie lässt sich die App in bestehende Software integrieren und gibt es Pläne, die Digitalisierung von Prozessen weiter voranzutreiben?

Kaluza: Es gibt Schnittstellen zu diversen anderen Tools. So kann man zum Beispiel direkt aus der App zu unseren Mitarbeiter-Benefit- oder Gesundheitsprogrammen springen.

Schob: Wir haben in den letzten drei Jahren bereits große Schritte in Richtung Digitalisierung unternommen – beschleunigt durch die Corona-Pandemie. In Planung ist die weitere Digitalisierung von internen Prozessen, wie z.B. der Zeiterfassung und die Fortsetzung der Implementierung eines ECM (Enterprise-Content-Management-Systems). Des Weiteren gibt es erste Überlegungen eine Kunden-App bei Kodi einzuführen.

Noch eine letzte Frage: Wie wird die neue App angenommen?

Kaluza: Das Feedback aus dem Vertrieb ist schon mal überwältigend. Gefühlt sind alle informationshungrig und freuen sich über die neuen Möglichkeiten. Direkt an Tag eins lag die Anmeldequote bei 22 Prozent. Natürlich gibt es aber auch Kolleg:innen, die sozialen Netzwerke privat nicht nutzen und dementsprechend weniger affin für solch eine App sind. Um auch diese Mitarbeiter:innen abzuholen, stellen wir entsprechendes Infomaterial zur Verfügung und bieten selbstverständlich unternehmensweit Schulungen zum Umgang mit Kodiconnect an.

Das Interview führte Ulrike Witt.