Ob Pilotprojekt oder flächendeckendes Roll-out: Die Studie „KI-Integration im Handel 2025“ des EHI Retail Institute zeigt, dass aktuell noch große Diskrepanzen beim KI-Einsatz im Handel bestehen. Dabei liegen gerade in datenintensiven Bereichen wie dem Bargeldmanagement enorme Effizienzpotenziale. Jede Transaktion, jede Kassenbewegung, jede Einzahlung erzeugt Daten, die wertvolle Hinweise auf Sicherheitsrisiken, Prozesszeiten und Liquiditätsbedarf liefern.
Um diese Chancen zu ergreifen, ist eine solide Datenbasis nötig. Denn Algorithmen sind nur so gut, wie die Daten, die sie verarbeiten, vernetzt sind. Bei vorschnellem KI-Einsatz kann das Risiko bestehen, dass Entscheidungen auf Basis verzerrter oder falscher Ergebnisse getroffen werden. Daher ist eine solide Datenstrategie der erste Schritt für KI-gestütztes Bargeldmanagement.
Mit Antworten zum Ziel
Welche Daten sind für das Bargeldmanagement relevant? Wo entstehen sie – in der Filiale, im Tresor, in der Buchhaltung oder beim Werttransport? Wie lassen sie sich strukturiert und zentral erfassen? Diese Fragen sind der Ausgangspunkt einer Datenstrategie. Wenn klar ist, welche Datenpunkte – etwa Bargeldbewegungen, Kassenbestände oder Abholzeiten – kontinuierlich erfasst werden, lassen sich darauf aufbauend Prozesse automatisieren und KI-gestützte Analysen, die in vielen gängigen Softwarelösungen bereits Bestandteil sind, sinnvoll einsetzen.
Von der Theorie zur Praxis
Die Digitalisierung operativer Bargeldprozesse ist Ausgangspunkt für die datengetriebene Strategie. App-basierte Lösungen wie zum Beispiel Interactive Cash Control des Softwareanbieters Alvara ermöglichen, Bargeldbewegungen durchgängig digital zu erfassen – von der Einzahlung über Zwischenbestände bis zum Werttransport. Automatisierte Verarbeitung schafft Transparenz in Echtzeit und kann zugleich Mitarbeitende in den Filialen entlasten. Eine zentrale Cloud übernimmt die Daten und zeigt Bestände, Abweichungen und Auffälligkeiten an, digitale Datensätze und Belege ersetzen papierbasierte Abläufe und sichern eine revisionsfeste Dokumentation.
KI-Mehrwert entfalten
Ist KI in Software für das digitale Bargeldmanagement integriert, kann sie Verkaufsdaten analysieren, um Bestände präziser zu steuern, oder in Echtzeit Unregelmäßigkeiten bei Bargeldbewegungen erkennen und dadurch die nachgelagerten Kassenprozesse intelligenter und sicherer gestalten – ohne Medienbrüche und Umwege. Gleichzeitig können Prognosen auf Basis historischer Daten und externer Faktoren – etwa Feiertagen oder saisonalen Spitzen – eine vorausschauende Planung der Bargeldversorgung realisieren. Dies ermöglicht die Automatisierung der Wechselgeldbestellung und kann die Bestände in der Filiale effizient reduzieren.
KI kann darüber hinaus die Anfahrtstage für Lieferungen und Abholungen dynamisch anpassen, um Kosten und Ressourcen zu sparen. Auch bei den Risiken durch personelle Engpässe oder unvermeidbare menschliche Fehler kann KI helfen, indem sie Prozessfehler und -differenzen automatisiert und zielgerichtet identifiziert.
Steven Schwarznau ist seit Januar 2021 Geschäftsführer von Alvara Digital Solutions. Er verantwortet die Bereiche Software-Entwicklung, Cloud-Betrieb und Produktentwicklung.
Zahlung, Zündstoff, Zukunft: Der EHI Payment Kongress 2025
Eine Vielzahl praxisnaher Händler-Insights und ein thematisch breites Spektrum von Girocard bis Künstliche Intelligenz – der EHI Payment Kongress 2025 hat gezeigt, wie facettenreich das Thema Payment geworden ist. Im World Conference Center Bonn diskutierten gut 600 Teilnehmende aus Handel, Banken, Verbänden und Technologieunternehmen aktuelle Entwicklungen, Herausforderungen und Visionen rund ums Bezahlen.
Bargeld 4.0: KI for Cash
Digitale Währungen hin, mobile Wallets her – das Bargeld ist vom POS nicht wegzudenken. Apps, KI und Machine Learning sollen das Cash Management optimieren. Die smarten Technologien bieten zahlreiche Möglichkeiten, die Prozesse des Bargeldhandlings an der Kasse und im Backoffice effizienter und sicherer zu gestalten.