Mechanische Zylinder mit Schlüssel stoßen in puncto Sicherheit und Gebäudekontrolle inzwischen an ihre Grenzen: Aufgrund ihres hohen Verwaltungsaufwands, möglichem Missbrauch und hohen Kosten bei Verlust werden sie aktuellen Anforderungen an komplexe Schließsysteme nicht gerecht.
Ein komplexes Zutrittsmanagement integriert alle Räume. Im Vorfeld müssen dafür die unterschiedlichen Areale strukturiert und definiert werden. Jegliche Durchgänge, die zu einem gesondert gesicherten Bereich führen, sollten mit einem entsprechenden Leser ausgerüstet sein, um eine die Ein- und Ausgangskontrolle – beispielsweise für Lager, Büroräume oder Personal- und Pausenräume – trennen zu können. Schlüsselanhänger oder Personen- und Systemkarten mit RFID-Transpondern ermöglichen eine berührungslose Bewegung im Betrieb.
Auf integrierten Chips lassen sich sowohl unterschiedliche Berechtigungsprofile als auch personenbezogene Daten speichern. Dadurch können im Vorfeld Bewegungsabläufe definiert werden. Ein Mitarbeiter kann so nur Räumlichkeiten passieren, die unmittelbar mit seiner Tätigkeit zusammenhängen. Kunden wird der Zutritt verweigert.
Durch eine Verknüpfung von Hard- und Software wie bei den Lösungen des Herstellers Miditec lassen sich mit dem entsprechenden Software-Modul neben einer eingeschränkten Zutrittsberechtigung für die Anlieferung auch Zeitfenster programmieren. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen oder wechselt ein Lieferant, kann ihm die Zutrittsberechtigung entzogen werden. Die Hard- und Software kann zudem um verschiedene Zeiterfassungsterminals (zur Dokumentation der Arbeitszeit) ergänzt werden. Über eine integrierte Schnittstelle können die Zeit- und Zutrittserfassung an eine Universalzentrale oder an bereits bestehende Systeme angeschlossen werden. Die gespeicherten Informationen lassen sich u. a. für die weiterführende Datenverarbeitung in einem Lohn- und Gehaltssystem nutzen. Ein weiteres Software-Modul erlaubt es, Arbeitszeitmodelle an die individuellen Anforderungen eines Unternehmens anzupassen und Arbeits-, Zuschlags- und Fehlgrundzeiten zu berechnen.