Vollinventuren sind kostenträchtig und arbeitsintensiv. Mitarbeiter werden gebunden, und Zählfehler können das Ergebnis verfälschen. Dieses Problem stellt sich Unternehmen aus allen Branchen, die eine große Lagerhaltung benötigen, seien es Automobilhersteller, Textilhändler oder Lebensmittelketten. Inzwischen haben sich am Markt IT-Lösungen bewährt, die mit statistischen Methoden eine Vollinventur ersetzen können. Diese Stichprobeninventur führt zu Ressourcen-Einsparungen in personeller und finanzieller Hinsicht.Der Textildiscounter Ernsting’s Family nutzt ein Stichprobeninventur- und Controlling-System des Anbieters Stat Control, das den Zählaufwand für eine Inventur reduziert. Die statistischen Methoden sollen ein zuverlässiges Ergebnis garantieren. Ernsting’s Family arbeitet seit sieben Jahren mit dieser Software.
Im Geschäftsjahr 2009/2010 betrug der Umsatz des Textiliten rund 700 Mio. Euro, das Filialnetz umfasst gut 1.500 Niederlassungen. Das Unternehmen bietet Mode und Accessoires für die ganze Familie, wobei ein Schwerpunkt auf Damen- und Kinderbekleidung liegt. Außerdem werden im saisonalen Wechsel Spielwaren und Wohnartikel verkauft. Das Unternehmen betreibt auch zwei Online-Shops, einen in Deutschland und einen in Österreich. Ernsting’s Family wurde 1968 von Kurt Ernsting in Coesfeld-Lette in Westfalen gegründet.
Heute leiten seine Kinder Karin und Stephan Ernsting sowie Hans-Dieter Ernst als Sprecher der Geschäftsführung das Unternehmen. Zur Belieferung seiner deutschen Filialen nutzt Ernsting’s Family zwei Zentrallager, das eine befindet sich in Coesfeld-Lette, das andere in Klieken bei Dessau. In beiden Lagern befinden sich rund 60.000 Artikel mit ca. 15 Mio. Stück. In der Vergangenheit war ein hoher Aufwand nötig, um mit einer Vollinventur den Lagerbestand zu erfassen. „Da sind circa 1.000 Stunden je Zentrallager angefallen“, berichtet Alfons Tröster, Leiter der Anwendungsentwicklung bei Ernsting’s Family. Diesen Zeit- und Kostenaufwand wollte das Unternehmen langfristig vermeiden. Daher suchte man am Markt nach einer IT-Lösung, die an die Stelle der aufwendigen Vollinventur treten sollte. Alfons Tröster berichtet, dass beim Auswahlverfahren für eine geeignete Software fünf Kandidaten angesprochen wurden, drei kamen in die engere Auswahl. Entschieden hat man sich für die Lösung „Statsam“ von Stat Control. Laut Alfons Tröster erwiesen sich die statistischen Methoden als geeignet, die Lösung konnte präzise Ergebnisse liefern. Seit Ernsting’s Family mit der Software arbeitet, hat sich die Situation geändert: Die Stichprobeninventur nimmt nur noch einen halben bis dreiviertel Tag in Anspruch.
Das System arbeitet auf folgende Weise: Alle Bestandsdaten werden als Datei an „Statsam“ übergeben. Es erfolgt eine automatische Strukturanalyse, wonach die optimale Stichprobenanzahl ermittelt wird, und zwar auf der Grundlage verschiedener Schichtungsmodelle. Die zu zählenden Positionen wählt ein Zufallszahlengenerator aus den Schichten aus, diese kommen auf eine Zählliste. Dann werden die Zählergebnisse an das System zurückgemeldet, wobei die Software alle Differenzen anzeigt und die Ergebnisse daraufhin prüft, ob die gesetzlichen Grenzen bei den Buch-Ist-Abweichungen eingehalten werden.
Zeitersparnis
Dabei kommen alle erlaubten Schätzmethoden zum Einsatz: die Mittelwert-, Differenzen-, Verhältnis- und Regressionsschätzung. Wird der zulässige Stichprobenfehler überschritten, zieht die Lösung automatisch Positionen nach, um die Grenzen einzuhalten. Die Inventur muss nicht abgebrochen werden. Treten Differenzen auf, werden sie detailliert ausgewiesen. So lassen sich Zählfehler erkennen, die nachträglich in der Rückmeldung korrigiert werden dürfen.
Außerdem lässt sich die Fehlerstatistik als Management-Informations-System nutzen, um die Gründe für die Differenzen zu erkennen und zu beheben. Die Prüfungsunterlagen werden nach den Richtlinien des Instituts der Wirtschaftsprüfer erstellt, die für Inventuren einen verbindlichen Charakter haben. Dann sind diese Unterlagen nur noch auszudrucken.„Statsam“ läuft auf „Windows XP“, „Windows Vista“ und „Windows 7“; die Software ist von Wirtschaftsprüfungsgesellschaften testiert und behördlich anerkannt.
Mit der Bedienbarkeit der Stichprobeninventurlösung ist Alfons Tröster von Ernsting’s Family sehr zufrieden, besonders die Schnittstellen des Systems seien leicht zu handhaben. Nach einer kurzen Einarbeitungszeit ließe sich das System einfach anwenden. Das läge auch daran, dass nur wesentliche Funktionen vorgesehen sind und auf technische Spielereien verzichtet wurde. Die Einweisung war leicht verständlich und schnell in die Praxis umzusetzen.
Der Einsatz der Stichprobeninventur hat sich laut Ernsting’s Family ausgezahlt: Weniger Mitarbeiter führen in kürzerer Zeit eine Inventur durch.