E-Rechnungspflicht 2027: Wo lohnt sich zu automatisieren?

Nur 26 von 502 befragten Unternehmen fühlen sich bereits gerüstet für diese Entwicklung, jedes dritte Unternehmen hat noch nie eine E-Rechnung versendet und jedes fünfte arbeitet im Rechnungswesen weiterhin mit Word oder Excel, so die Ergebnisse einer Yougov-Umfrage im Auftrag von Easybill. Wie lässt sich im E-Commerce eine Finanzinfrastruktur so aufstellen, dass sie mit dem Wachstum der letzten Jahre tatsächlich mithält?

Wer auf Amazon, im eigenen Shopify-Store und über weitere Kanäle verkauft, generiert täglich hunderte Transaktionen. Shop, Marketing und Logistik wurden in den letzten Jahren konsequent skaliert, die Finanzprozesse bei vielen Händlern noch nicht. Rechnungen entstehen manuell oder halbautomatisch, die OSS-Meldung wird in Excel gepflegt, der Zahlungsabgleich über Paypal, Klarna und Stripe läuft von Hand. Werden Rechnungsstellung, Zahlungsabgleich und Steuerlogik automatisiert, entfällt der manuelle Prüfaufwand für einen relevanten Teil dieser Vorgänge fast vollständig. Diese Zeit kann im Kundenservice, im Einkauf oder im Wachstum des Geschäfts viel bewirken.

Wo genau sich der Umstieg auf automatisierte Prozesse lohnt, lässt sich an einzelnen Prozessschritten festmachen:

• Rechnungsprozesse automatisieren. Wer Marktplatz-Provisionen, Retourenlogik und Steuerbrüche automatisiert korrekt verarbeiten lässt, steigert im Tagesgeschäft seine Verlässlichkeit und reduziert die Fehlerquote.
• Kanäle, Rechnung und Finance zusammenführen. Amazon, eigener Webshop und Wholesale-Geschäft folgen jeweils eigenen Logiken: Eine durchgängige Integration verbindet diese Systeme, reduziert manuelle Zwischenschritte und damit die Fehlerquellen, die dort entstehen.
• OSS und internationale Steuerlogik systematisieren. Wer nach Frankreich, Österreich oder in die Niederlande verkauft, profitiert von einer Steuerlogik, die automatisch die richtigen Sätze anwendet und OSS-Meldungen vorbereitet.
• Payment Matching automatisieren. Bei mehreren hundert Transaktionen täglich über Paypal, Klarna und Stripe schafft automatisiertes Payment Matching Cashflow-Transparenz, ohne dass dafür zusätzliches Personal nötig wird.

Die Pflicht als Anlass für eine Bestandsaufnahme

Einige Händler nutzen den Stichtag bereits, um ihre Finanzprozesse grundsätzlich neu aufzustellen, statt die E-Rechnung isoliert zu implementieren: Wo entsteht im Alltag Doppelarbeit? Wo gehen Informationen zwischen Systemen verloren? Und wo lässt sich durch Automatisierung Kapazität freisetzen, die im Wachstum an anderer Stelle gebraucht wird?

Gastbeitragsautor Benjamin Klein ist Key-Account Manager bei Easybil und Experte für automatisierte Rechnungsstellung.