Da im operativen Einkauf mit Tätigkeiten wie Disposition, Bestellungen und Ausführung keine direkte Wertschöpfung erfolgt, wird er oft als Kostenfaktor wahrgenommen. Die Aufgaben eines Einkäufers lassen sich mit entsprechenden Systemen jedoch vereinfachen, z. B. mit der elektronischen Beschaffung über E-Procurement-Lösungen, die den Einkaufsprozess und das operative bzw. administrative Geschäft unterstützen. Ein E-Ordering-Tool schafft die Möglichkeit, in Echtzeit mit den Lieferanten zu kommunizieren. Diese spielen ihre Informationen zurück und das System nimmt Anpassungen vor. Änderungen fließen automatisiert in das Kunden- bzw. ERP-System ein. Verändert sich nichts, laufen alle Posten in Dunkelverarbeitung. Bei einer beliebigen Bestellung kann sich so die durchschnittliche Zeit von elf auf drei Minuten verringern.

Auftragsvergabe und Auktion über eine digitale Plattform

Besondere Umstände wie die Corona-Pandemie schränken die Möglichkeiten von Dienstreisen und persönlichen Treffen für Verhandlungen ein. Aufträge können über digitale Plattformen vergeben werden – die zweite Säule zur Einsparung von Kosten im Einkauf. Der Auftraggebende lädt die Ausschreibung hoch, die dann automatisch nicht nur an seine Stammlieferant:innen, sondern auf Kundenwunsch zusätzlich an Adressaten aus einer Datenbank versendet wird. Interessierte können daraufhin ihr Angebot hochladen. Das Tool ist an einen Cloudservice angebunden, so dass keine Infrastruktur- oder Hardware-Kosten anfallen.

Die Plattform ist so der zentrale Ort für den Informationsaustausch. Alle Angebote werden nach automatisierten Parametern ausgewertet und als Ranking visualisiert. Der Auftraggeber hat dann die Möglichkeit, eine Auktion unter den besten Bewerbenden durchzuführen. Hier gibt es verschiedene Auswertungsmodelle, um strategisch gute Preise zu erzielen.

Kosten in der Produktion senken

Um im Einkauf Kosten einsparen zu können, ist eine dritte Säule vonnöten: die Einkaufs- bzw. Unternehmensberatung. Die Analyse sollte dabei den gesamten Einkauf umfassen, bei Bedarf bis hinunter auf Artikel- bzw. Warengruppenebene. Beim sogenannten Source-Engineering setzt der Einkauf bereits in der Entwicklung an, denn danach sind 80 Prozent der Kosten gesetzt und können nicht mehr verändert werden. Einkaufsberatende sollten eine hohe Expertise im technischen Einkauf mitbringen und über Fachkenntnisse in Bezug auf Werkstoffe, Materialien oder Prozesse verfügen. So kann die Entwicklung gemeinsam mit den Ingenieuren evaluiert werden, um Sparpotenziale zu erkennen.

Der Autor ist Geschäftsführer der Andeo GmbH.