Personell gut aufgestellt im Weihnachtsgeschäft

Schaufenster glitzern um die Wette, Weihnachtslieder erfreuen die einen und nerven die anderen. Mittendrin steht der Einzelhandel vor Herausforderungen. Laut einer aktuellen Studie von Quinyx wird knapp jede:r fünfte Angestellte im Handel Weihnachten nicht wie sonst feiern können, da die finanziellen Mittel fehlen. Über ein Drittel ist im Dezember aufgrund der hohen Arbeitsbelastung besonders angespannt. Viele Unternehmen können in wirtschaftlich knappen Zeiten zwar nicht viel an den Gehaltsstellschrauben drehen, in Sachen Stressreduktion können sie jedoch einiges in Gang bringen.

Der Einzelhandel kann digitale Hilfsmittel nutzen und effiziente Prozesse in Gang bringen, um seinen Mitarbeitenden die Arbeit im Dezember leichter zu gestalten.

Exakte Prognosen

Eine gute Planung von Personal und weiteren Ressourcen ist entscheidend, um den Ansturm während der Feiertage zu bewältigen. Digitale Tools für das Workforce Management (WFM) können die Dienstplanung im Ganzen verbessern. Sie beziehen individuelle Präferenzen, Wünsche und Qualifikationen der Mitarbeitenden genauso ein wie arbeitsrechtliche Vorgaben.

Zeitintensive Prozesse werden automatisiert und können die Dienstplanung effektiver gestalten. Mit den passenden Infos gefüttert, sind sie in der Lage, genaue Prognosen für die Weihnachtssaison zu erstellen. Moderne Tools nutzen Künstliche Intelligenz, welche über eine API-Schnittstelle historische Daten einbezieht, um z. B. das Kundenaufkommen vorherzusagen.

Lennart Schmidt und Steffen Christ, Inhaber mehrerer Edeka-Filialen in Niedersachsen, haben sich für die Nutzung eines solchen Tools entschieden, um ihren Mitarbeitenden mehr Flexibilität zu ermöglichen. Auf diese Weise sparen die Filialleitungen Zeit und haben Kapazitäten für andere Aufgaben. „Im Lebensmitteleinzelhandel gibt es kaum eine Möglichkeit für flexible Arbeitszeitmodelle”, sagt Lennart Schmidt. „Wir haben die Dienstplanung in die Hände der Mitarbeitenden gelegt und hoffen, dass sich dies positiv auf die Work-Life-Balance und die Mitarbeiterzufriedenheit auswirkt.”

„Mit den Vorlagen in unserem WFM-Tool können wir den Personaleinsatzplan schneller erstellen, was uns im Arbeitsalltag sehr entlastet”, sagt auch Christian Boppel, Deputy Store Manager im Vodafone Shop Hagen. „Die Verteilung einzelner Aufgaben innerhalb der Schichten vereinfacht die Koordination im Shop. Mit der zugehörigen App ist unser Dienstplan nun auch digital und leicht für alle Filial-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zugänglich.“

Mehr Lametta

Prognosen und KI können auch im Lager Helfer in der Not sein: In Sachen Angebot und Nachfrage setzen Filialen bereits standardmäßig auf Vorhersagen. Integriert man die erhöhte Bestellmenge sowie Kundenfrequenzen in das WFM, können diese Daten auch in die Personaleinsatzplanung einbezogen werden. So können genug Mitarbeitende eingeplant werden, um eine Über- oder Unterbesetzung zu vermeiden. Das hilft nicht nur dabei, der erhöhten Nachfrage vorausschauend zu begegnen, sondern auch Stress im Verkauf zu reduzieren.

Ein zentraler Ort

Moderne Software-Lösungen können auch eine entscheidende Rolle bei der Bereitstellung relevanter Informationen und der Dokumentation spielen. Mithilfe eines digitalen Aufgabenmanagements kann u.a. festgehalten werden, für welche Aufgabe wie viel Zeit in Anspruch genommen werden sollte und wie die Aufgabe ausgeführt werden soll.

Dies kann z.B. beim Visual Merchandising die Einheitlichkeit der Filialen fördern. So wird eine Prozessoptimierung innerhalb der Filiale ermöglicht. Weiterhin haben die Mitarbeitenden eine rund um die Uhr abrufbare zentrale Schulungsplattform an der Hand, die mit wertvollen Informationen gefüllt ist. Dies reicht von Sicherheitsschulungen in Form eines Quiz bis hin zu Updates bei Kundenaktionen. Eine zentrale digitale Anlaufstelle soll das Onboarding neuer Mitarbeitender erleichtern.

Gastautor Maximilian Thost ist Country Manager D-A-CH bei Quinyx.