Filigran disponieren

Die Faktoren, die auf die Personaleinsatzplanung im Handel Einfluss haben, sind vielfältig. Grundsätzlich müssen drei Dimensionen in Einklang gebracht werden: die wirtschaftlichen Belange des Unternehmens, beispielsweise Kundenfrequenzen und Servicequalität am POS, oder die Warenströme in Lager und Logistik. Zum anderen müssen Rahmenbedingungen wie Gesetze, Tarife, Betriebsvereinbarungen, Arbeitszeitmodelle, spezielle Arbeitszeitregelungen, Verfügbarkeiten, Saldenstände und Qualifikationen berücksichtigt werden. Und auch die Anforderungen der Mitarbeiter fließen in eine gute Planung ein.

Das Hamburger Drogeriemarktunternehmen Iwan Budnikowski beispielsweise bindet die rund 2.800 Mitarbeiter in den 180 Filialen aktiv in den Planungsprozess ein. Die Mitarbeiter tragen sich selbstständig in den systemgestützten Dienstplan ein, der auf Basis des ermittelten Bedarfs erstellt wurde. Die Freigabe der Disposition erfolgt durch die Vorgesetzten. Diese eigenverantwortliche Gestaltung der Arbeitszeit wirkt sich positiv auf Mitarbeiterzufriedenheit und Servicequalität aus. „Budni“ wird Jahr für Jahr unter die zehn besten Arbeitgeber der Hansestadt gewählt.

Am Anfang eines jeden Planungsprozesses steht die Personalbedarfsermittlung. Diese liefert durch die Erstellung von Bedarfsprognosen die Daten für die Einsatzplanung. Hier wird Bezug auf Daten aus einem Vorsystem, zum Beispiel Kasse, Warenwirtschaftssystem oder Frequenzmessanlage genommen. Eine andere Variante, den Personalbedarf zu ermitteln, ist die Top-Down-Methode, die sich an vorgegebenen Budgets, Umsatzzielen oder dem gewünschten Service-Level orientiert. Diese beiden Ansätze lassen sich beliebig kombinieren.

Bedarf und Einsatz planen

Ist der Bedarf ermittelt, fängt die Einsatzplanung an. Dabei werden Mindest- und Maximalbesetzungen sowie individuelle Bedingungen wie Ruhezeiten, Abwesenheiten, Qualifikationen, Überstunden oder Arbeitszeitregelungen berücksichtigt. Professionelle Lösungen beziehen auch Leistungseinschränkungen zum Beispiel bei Auszubildenden, Nebentätigkeiten im Lager oder Sonderaktionen in die Planung ein. Der automatische Dienstplan erzeugt auf Basis all dieser Informationen einen Vorschlag für die optimale Bedarfsabdeckung.

Das Unternehmen Globus betreibt 88 Baumärkte mit einer durchschnittlichen Verkaufsfläche von 8.800 qm und sieben Alphatecc Elektro-Fachmärkte. Um dem Anspruch an Service und Beratung gerecht zu werden, werden die rund 8.000 Mitarbeiter kunden- und serviceorientiert geplant und gesteuert. Dabei fließen u.a. Umsatz, Kundenfrequenzen, Sonderaktionen wie Sonntagsöffnung oder Rabatt-Tage und saisonale Schwankungen in die Planung ein. Beim Kassenpersonal wird mit dem automatischen Dienstplan noch filigraner disponiert. Parameter wie Leistungskennziffern, Bongrößen sowie Kunden- und Artikel-Prognosen tragen dazu bei, die richtige Anzahl der Mitarbeiter im Halbstundentakt zu berechnen.

Markt- und bereichsbezogene Analysen ermöglichen Rankings und Vergleiche, die der Geschäftsführung und den Marktleitern Verbesserungspotenzial rund um Performanz, Personalkosten, Arbeitszeit, Arbeitsschutz oder Gesundheitsmanagement in einzelnen Märkten aufzeigen. Heute gelten filialübergreifend einheitliche Grundsätze für Zeitwirtschaft und Einsatzplanung. Die Prozesse sind in allen Märkten effizienter geworden. Die Rückstellungen für Überstunden wurden seit der Einführung der Workforce-Management-Lösung um mehr als 50 Prozent im Jahr reduziert, die Umsätze durch die Optimierung des Service-Levels an den starken Tagen laut Globus gesteigert.

Für den Onlinehandel sind vor allem Lieferzeiten und kurzfristige Verfügbarkeit entscheidende Faktoren für Kundenzufriedenheit. Beim Versandhaus Walz ist die Lieferung innerhalb eines Tages möglich. Walz plant und steuert seine 1.400 Beschäftigten mithilfe einer Workforce-Management-Software, auch die 400 gewerblichen Mitarbeiter im Logistikzentrum. Die Software stellt sicher, dass alle Arbeitsschritte, vom Wareneingang über das Lager bis zur Kommissionierung und Retoure, reibungslos ablaufen. Der automatische Dienstplan weist Pickern und Puttern auf Basis des ermittelten Bedarfs den richtigen Arbeitsplatz am Förderband zu. Kurzfristige Planänderungen gehören in der Handelslogistik zum Tagesgeschäft. Workforce-Management verschafft Walz die nötige Transparenz für die Überwachung der jährlichen Garantiestundenkontingente.

Strukturelle Änderungen, zunehmender Fachkräftemangel und der verstärkte Wunsch nach Work-Life-Balance machen eine bedarfsoptimierte Arbeitszeitgestaltung im Handel zur Chefsache. Professionelle Lösungen des Workforce-Managements schaffen die Voraussetzung für eine flexible, mitarbeiterorientierte Arbeitszeitgestaltung und ein wirkungsvolles Employer-Marketing.

Foto (1): Globus Baumärkte

Weitere Informationen: www.budni.de , www.globus-baumarkt.de , www.versandhaus-walz.de