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Die GoBD in Kombination mit dem Schreiben „BMF 2010“ greifen um­fangreich in die organisatorischen Prozesse von Unterneh­men ein. (Foto: Tegut)

Kassendaten wasserdicht archivieren

Ab 1. Januar 2017 gelten die Regelungen des Bundesfinanzministeriums zur „Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften“ aus dem Jahr 2010, ergänzt durch die GoBD-Verordnungen, die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, ohne Einschränkung.

Die Auswirkungen dieses Gesetzes auf Handel, Gastrono­mie und Dienstleistung sind zum Teil gravierend. Die GoBD in Kombination mit dem Schreiben „BMF 2010“ greifen um­fangreich in die organisatorischen Prozesse der Unterneh­men ein. Der Staat hat ein hohes Interesse an der wirk­samen Umsetzung, um Steuerschlupflöcher zu schließen. Wirtschaftsprüfer gehen von empfindlichen Strafen bei Ver­stößen gegen die Bestimmungen aus.

Der Gesetzgeber stellt klar, dass durch Registrierkassen erstellte Kassenbelege automatisch der gesetzlichen Aufbe­wahrungspflicht unterliegen. Das betrifft vor allem Regelun­gen zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäf­ten und damit besonders Unternehmen des Einzelhandels. Außerdem spezifiziert das Gesetz die bereits vorher festge­legte Anforderung an die Unveränderbarkeit der Daten. Sie sind während der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist vollstän­dig, jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren: „Die Reduzierung einer bereits bestehenden maschinellen Auswertbarkeit, beispielsweise durch Umwandlung des Dateiformats oder der Auswahl be­stimmter Aufbewahrungsformen, ist nicht zulässig.“

Um die vom Gesetzgeber geforderte technische Unver­änderbarkeit zu gewährleisten, ist ein Archivsystem nötig. Ein lokaler Kassenspeicher reicht dafür nicht aus, weil er kein Langzeitarchiv ist. Darüber hinaus muss auch das Archiv, in dem die Daten aufbewahrt werden, die gleichen Auswer­tungsmöglichkeiten wie das laufende Kassensystems vorhal­ten – ebenfalls über den gesamten Aufbewahrungszeitraum. Es geht dabei nicht nur um die Auffindbarkeit. Es müssen auch alle vorhandenen Kassendaten auswertbar sein. Das hat weitreichende Konsequenzen für Handelsunternehmen.

Die Datenlogistik vom POS-System bis ins Archiv werde häufig unterschätzt, sagen Wirtschaftsprüfer. Herausforderung Nummer eins dabei sei es, die Vollständigkeit und Nachvoll­ziehbarkeit bei der Verarbeitung vieler Millionen Datensätze sicherzustellen. Diese Erfahrung musste auch ein Tankstel­lenpächter machen. Er hatte seine Kassentransaktionen ar­chiviert – außer denen, die keine steuerliche Relevanz haben wie zum Beispiel Schulungsbons. Die verworfenen Transakti­onen legte der Betriebsprüfer als nicht nachvollziehbare „Lü­cke“ in der Archivierung aus, was dem Unternehmer einen Strafbescheid in erheblicher fünfstelliger Höhe erbrachte.

Die Kassendaten-Verordnung ist nicht neu, sie gilt be­reits seit November 2010. Eine Schonfrist ergab sich aus der Regelung, dass Kassensysteme, die den Anforderungen nicht genügen, längstens bis zum 31. Dezember 2016 ein­gesetzt werden dürfen. Das ist in wenigen Wochen. Nicht zuletzt durch die GoBD von 2014, mit der der Gesetzgeber seine Anforderungen weiter konkretisiert, wurde die gesam­te Tragweite deutlich: maschinelle Auswertbarkeit, Verfah­rensdokumentation,  internes Kontrollsystem und elektroni­sche Archivierung sowie Datenzugriff der Finanzbehörden.

Verfahrensdokumentation

Damit wird nun auch eine Verfahrensdokumentation zur Pflicht: „Die Verfahrensdokumentation beschreibt den or­ganisatorisch und technisch gewollten Prozess, zum Beispiel bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der In­formationen über die Indizierung, Verarbeitung und Spei­cherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschi­nellen Auswertbarkeit der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.“ Die Formulierung gibt einen „kleinen Vorgeschmack“ auf den organisatorischen Aufwand, der für eine ordnungsgemäße Erfüllung des Ge­setzes zu erwarten ist.

Auch der Begriff der „Unveränderbarkeit“ wird angespro­chen. Im Hardwarebereich müssen unveränderbare Datenträ­ger verwendet werden. In die Software müssen Sicherungen, Sperren, Festschreibungen und automatische Protokollierun­gen integriert sein, die durch Zugriffsbeschränkungen sei­tens der Betriebsorganisation flankiert werden. Allein die Ablage der Daten in einem Dateisystem erfüllt diese Anfor­derungen nicht. Deshalb genügt auch die Ablage der Daten im Kassensystem selbst nicht. Sollte das Kassensystem im Aufbewahrungszeitraum abgelöst werden, müssen die Ori­ginaldaten unter transaktionaler Absicherung in einem do­kumentierten Verfahren in ein Archivsystem migriert wer­den – einfaches Umkopieren ist nicht erlaubt.

Große Unternehmen nutzen für die Archivierung ihrer Daten in der Regel Enterprise-Content-Management-Syste­me (ECM-Systeme). Die Archivierung von Daten zu Barge­schäften auf Positionsebene war davon bisher meist ausge­nommen. Aus gutem Grund: Das jährliche Datenvolumen bei der Dokumentation aller Informationen von Kassentransak­tionen auf Positionsebene ist enorm groß und kann bei na­tional tätigen Handelskonzernen schnell zu Milliarden von Datensätzen anwachsen. Mit den vorhan­denen ECM-Systemen ist das nicht darstellbar, zum einen, weil das benötigte Speichervolumen zu teuer ist, und zum anderen, weil aufgrund des klassischen ECM-Datenmodells diese Systeme technisch gar nicht in der Lage sind, die po­tenziell geforderten Auswertungen bereitzustellen.

Viele Unternehmen des Einzelhandels wähnen sich auf der sicheren Seite, weil sie Kassendaten in ihren vorhan­denen ECM-Systemen ablegen. Allerdings können die Ein­zelbelege lediglich über bestimmte Kopfdaten aufgefunden werden. Das reicht aber nicht. Darauf wurde die zentrale IT eines renommierten Handelsunternehmens durch ihren Wirtschaftsprüfer hingewiesen. Denn der Gesetzgeber for­dert im Prinzip, alle auf dem Kassenbeleg aufgedruckten Daten (per line item) vollständig auswertbar im Archiv zu halten. Das damit verbundene Datenvolumen überfordert klassische ECM-Syseme, denn Kopfdaten stellen von allen Belegdaten einen Bruchteil dar.

Aus diesem Grund wurden inzwischen Archivlösungen auf der Basis von Big-Data-Technologien entwickelt, die auch mit etablierten ECM- und EIM-Systemen kompatibel sind und den neuesten gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Auf diese Weise werden nicht nur Archivierungsprobleme gelöst. Handelsunternehmen bekommen über diese Form der Kas­senbelegarchivierung auch Optionen für die Unternehmens­steuerung, da die Rohdaten aller Kassenbons für weitere Analysen verfügbar sind.

Michael Brünker ist General Manager, Falk Borgmann Senior Project Manager bei der Nextevolution AG.

Fotos (1): Tegut

Weitere Informationen: www.nextevolution.de/whitepaper-kd

Datenvolumen: Exemplarische Kalkulation

  • 5 Milliarden € Umsatz pro Jahr
  • ‚‚Ø 20 € Umsatz pro Transaktion
  • ‚‚Ø 6 Line-items pro Transaktion
  • ‚‚Ø 50 kB pro Transaktion
  • = 250.000.000 Transaktionen pro Jahr
  • = ca. 9,6 TB Datenvolumen pro Jahr
  • = 1.500.000.000 Datensätze pro Jahr
  • = 15.000.000.000 Datensätze über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist

Kassenarchivierung: Typische Lücken und Irrtümer

  • Die Archivierung von Kassendaten aus bestehenden ERP-Systemen und WWS sei ausreichend.
  • Eine Suche über Kopfdaten von Originalbelegen sei ausreichend für die Datentiefe.
  • Das Vorhandensein einer GoBD-konformen Kasse und eines GoBD-konformen Archivs bedeute automatisch, dass auch ein GoBD-kon­former Gesamtprozess inklusive entsprechender Datenlogistik vor­liegt.
  • Eine Datenüberlassung aus dem Archiv (Z3) sei optional.
  • Eine spezifische Verfahrensdokumentation sei unnötig, da ausrei­chend Unterlagen vorliegen. Bei Bedarf könne sie jedoch ohne großen Aufwand erstellt werden.