Zu diesem Schreiben des Finanzministeriums aus dem Jahre 2001 gab es dann in der Folge Ergänzungen, u.a. das Schreiben vom 26.10.2010 mit (auszugsweise) folgendem Inhalt: „Seit dem 1. Januar 2002 sind Unterlagen i. S. des § 147 Abs. 1 AO, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren.“ Die eingesetzten Geräte müssen seit diesem Zeitpunkt neben den „Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme“ auch den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPDU) vom 16. Juli 2011 entsprechen.

Was bedeutet diese Verordnung für die Handelspraxis?

Jedes Handelsunternehmen hat ab 2002 die Verpflichtung, eigenverantwortlich die lückenlose Speicherung aller Kassenjournaldaten in unveränderbarer Form sicherzustellen. Im Falle einer Prüfung durch die Steuerbehörde hat der Unternehmer dem Prüfer „zumutbare Unterstützung“ für den Zugriff zu gewähren. An dieser Stelle wird auf eine detaillierte Beschreibung der beim BMF nachlesbaren Verordnung hingewiesen (Bundessteuerblatt Teil 1).  

Dem Einzelhandel wird eine erhebliche Verantwortung übertragen.

Hans-Heinrich Katt

Geschäftsführer, CMS, Oberndorf/Oste

Klar ist, dass mit dieser Verordnung eine erhebliche, veränderte Verantwortung auf den Einzelhandel übertragen wurde. Wenn in der Vergangenheit noch gedruckte Journalrollen in Kartons oder verdichtete Tagesabschlüsse ausreichend für eine Prüfung waren, so sind die Anforderungen, insbesondere auch in technischer Hinsicht, deutlich gestiegen.

Wenn man die Innovationszyklen der IT bedenkt, dabei insbesondere auch die sich verändernden Datenträger für Datensicherung und -speicherung, dann sind die Datenträger von 2002 heute nicht mehr unbedingt State-of-the-Art, man findet dafür unter Umständen schon keine Lesegeräte mehr, zum Beispiel für Magnetbandkassetten. Es genügt auch nicht, einem Prüfer CDs oder Bänder zu präsentieren, der Händler ist für ordnungsgemäße Lesbarkeit, das erforderliche Lesegerät und sämtliche Bedienungsunterlagen verantwortlich.

Längerfristige Strategie

Es ist also ratsam, sofern noch nicht geschehen, für die Erfüllung der GDPDU eine längerfristige Strategie zu definieren. Dabei sind einige Fragen von strategischer Bedeutung für eine reibungslose Prüfung aller Geschäftsvorfälle durch das Finanzamt: ƒƒ

  • Wo führe ich eine Datenspeicherung durch: Filiale oder Zentrale?
  • ƒƒWelches langfristig einsetzbare und sichere Medium nutze ich für die Speicherung? ƒƒ
  • Welches Datensicherungskonzept wird etabliert? ƒƒ
  • Wie stelle ich die Vollständigkeit aller Vorgänge organisatorisch sicher?
  • ƒƒBinde ich einen externen Partner ein?
  • ƒƒKommt ein Cloud-Konzept in Frage?

Wie ist der aktuelle Status der GDPDU-Umsetzung im deutschen Einzelhandel? Es gibt dazu vermutlich keine veröffentlichte empirische Untersuchung. Aber man kann sagen: Die Bandbreite der eingesetzten Konzepte und deren Qualität scheint groß zu sein. Es kristallisieren sich 3 alternative Methoden heraus:

  • ƒƒEine Speicherung der Daten aller Filialen an einer zentralen Stelle in eigener Verantwortung auf geeigneten Medien, zum Beispiel Magnetplatte oder Bänder. ƒƒ
  • Die Beauftragung eines geeigneten Dienstleisters zur Speicherung aller GDPDU-relevanten Daten als Service an zentraler Stelle. ƒƒ
  • Eine Kombination aus o.g. Verfahren, zum Beispiel dort, wo Franchise- oder Genossenschaftsgeschäftsmodelle zum Tragen kommen und eine zwingende Steuerung durch eine zentrale Organisation nicht greift.

Sichtbar wird bei genauerer Betrachtung aber auch, dass teilweise die Aufgabenstellung und die vom BMF definierte Verantwortung des Gewerbetreibenden noch unterschätzt wird. Das könnte zu unliebsamen Überraschungen bei Betriebsprüfungen führen. Es ist daher anzuraten, das eigene Modell zur verpflichtenden Datenhaltung im Rahmen der GDPDU regelmäßig zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Dies auch deshalb, um die immer mal wieder aufkommende Forderung nach Kassen mit einem Fiskalmodul zu vermeiden.

Wünschenswert und hilfreich zugleich wäre aber auch eine eindeutig definierte Struktur der zu speichernden Journaldaten mit klarer Vorgabe, zum Beispiel der Satzaufbauten und Feldkennzeichen. Diese noch vorhandene Grauzone führt immer wieder zu Diskussionen und Zusatzaufwänden bei Betriebsprüfungen auf beiden Seiten, den Einzelhändlern wie auch den prüfenden Finanzbehörden. Hier liegt die Chance für eine Win-Win-Optimierung durch eindeutige Präzisierung der Vorgabe zur Struktur der zu speichernden Daten für die Zukunft nach GDPDU. Auch wenn diese präzisierende Vorgabe einen Einmalaufwand beim Handel bedeutet, so führt diese zu deutlicher Verkürzung und Vereinfachung von Betriebsprüfungen in diesem Bereich.

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Kontakt: hans.katt@t-online.de