Der Papierlieferschein wirkt wie aus der Zeit gefallen. Während die Logistikprozesse im Handel heute weitgehend digitalisiert und teils automatisiert ablaufen, wird in den Wareneingangsbüros und an der Rampe noch mit Papier gearbeitet. Bei der Anlieferung fungiert der Lieferschein häufig als Quittung, die dem Verkäufer den ordnungsgemäßen Empfang der Ware bestätigt.
Die Rückführung der Papierbelege an den Versender erfolgt in der Regel durch das Fahrpersonal des Logistikdienstleisters. Der Lieferschein erfüllt zwar seinen Zweck, die Arbeit mit den Papierbelegen ist aber wenig effizient. Bei Eintreffen der Warenlieferung werden die Papiere meist eingescannt und über das Warenwirtschaftssystem mit den Bestellungen verknüpft, bevor sie noch am gleichen Tag in den Schredder gelangen. Mehrfache Medienbrüche und hohe manuelle Aufwände entlang der Supply Chain hemmen die nachfolgenden Prozesse.
Praxistest im Handel
Der Ressourcenverbrauch wirkt sich ebenfalls nachteilig aus. Um die aufwendigen Prozesse digital zu optimieren, starteten die Bundesvereinigung Logistik (BVL) und GS1 Germany bereits 2020 das Projekt „Digitaler Lieferschein“. Am Praxistest im dritten Quartal 2021 wirkten 20 Unternehmen aus Konsumgüterindustrie, Handel und Logistik mit.
160 Transporte wurden über einen Zeitraum von vier Wochen mit dem digitalen Lieferschein begleitet, von Handelsseite waren Märkte von Rewe und Penny sowie das Warenverteilzentrum des Drogeriemarktbetreibers dm in Weilerswist in den Testlauf eingebunden.
Wareneingangsmitarbeitende quittieren den Empfang des digitalen Lieferscheins auf einem Tablet.
Foto: Rewe
Liferscheine digital austauschen
Der Prozess beginnt beim Industriepartner als Verlader der Handelsbestellung. Anstatt dem Partner einen Papier-Lieferschein in mehrfacher Ausfertigung zu übergeben, wird das digitale Dokument auf einer zentralen Cloud-Plattform abgelegt. Wareneingangsmitarbeitende und Fahrer:innen quittieren die Warenübernahme zum Beispiel auf einem Tablet.
Den Link zum Lieferschein-Dokument in der Cloud erhält das Fahrpersonal über einen QR-Code, der vor Fahrtantritt per Smartphone gescannt wird. Beim Handelspartner angekommen, wird dieser QR-Code auf dem Smartphone wiederum von den Mitarbeiter:innen des Wareneingangs gescannt und damit der Link zum digitalen Lieferscheindokument bzw. die digitale Mappe in der Cloud an diese übergeben. Der Lkw wird entladen, die Ware überprüft und entweder automatisch oder manuell vereinnahmt.
Eventuelle Mengen- oder Qualitätsabweichungen werden digital vermerkt oder der digitalen Mappe ein Warenannahmebeleg hinzugefügt. Wareneingangs- Personal und Fahrende quittieren beide durch ihre digitale Unterschrift. Alle Dokumente und Informationen werden in der digitalen Mappe in der Cloud abgelegt. Der quittierte Lieferschein ist nun unmittelbar ohne Zeitverzug für alle Partner der Lieferkette verfügbar.
Inbetriebnahme noch dieses Jahr
Offene, standardisierte Schnittstellen sollen Versendern, Empfängern und Logistikdienstleistern die technische Anbindung ermöglichen. Sie können auf bereits bestehende Applikationspartner zurückgreifen, wenn diese die entsprechenden Funktionalitäten in ihren Systemen ergänzen. Ziel ist es, die Plattform in enger Abstimmung mit Industrie, Handel und Logistik bis Ende 2022 aufzubauen und in Betrieb zu nehmen.
Voraussetzung für die Durchsetzung dieser Idee ist eine weite Verbreitung in der Branche. Interessierte potenzielle Nutzer des digitalen Lieferscheins sowie IT-Dienstleister, die sich für Services mit dem digitalen Lieferschein interessieren, finden unter bvl-digital.de weitere Informationen und Kontaktinformationen.
Effizienzpotenziale bei steigendem Volumen
Für Michael Sternbeck, Bereichsverantwortlicher Transport- und Kreislaufmanagement beim Drogeriemarktfilialisten dm, sind offene, standardisierte Schnittstellen eine wichtige Voraussetzung für den Erfolg des digitalen Lieferscheins.
Herr Sternbeck, welche Erfahrungen nehmen Sie aus dem testweisen Live-Betrieb mit dem digitalen Lieferschein mit?
Wir waren überrascht, wie reibungslos das Konzept funktioniert hat. Den Mitarbeitenden gefielen vor allem die kontaktlose Übergabe des Zugriffslinks auf den digitalen Lieferschein über einen QR-Code und die digitale Unterschrift an der Lade- und Abladestelle. Es ist auch deutlich geworden, dass es bei steigendem Volumen und Prozessanpassungen noch erhebliche Effizienzpotenziale gibt.
Welches sind aus Ihrer Sicht wesentliche Anwendungsvorteile?
Die schnellere Identifikation der Lieferung, die gesteigerte Prozesstransparenz, weil die Daten nach Abwicklung an den Rampen allen beteiligten Personen zur Verfügung stehen, und der Wegfall des Papierverbrauchs. Zusätzlich fallen Sprachbarrieren weg, weil lediglich der QR-Code gescannt werden muss.
Wo sehen Sie noch Hürden auf dem Weg zu einer Verbreitung des digitalen Lieferscheins?
Das Konzept wird nur mit einer weiten Verbreitung erfolgreich sein. Wir müssen ein echtes Branchenprojekt hinbekommen, das die Anforderungen und Bedürfnisse aller Supply-Chain-Partner berücksichtigt. Das heißt: Es sollte möglichst einen Standard für alle Partner geben, mit einer offenen, klar definierten Schnittstelle. Eine schlanke Lösung, die sich auf das Wesentliche konzentriert und niedrige Einstiegsbarrieren für Unternehmen aufweist, die mitmachen möchten.
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Mehr Transparenz für globale Liefernetzwerke
Kaufentscheidungen hängen immer mehr vom Vertrauen in Unternehmen ab. Mit Inkrafttreten des Lieferkettensorgfaltspflichtgesetzes (LkSG) ab 2023 sind Handel und Industrie auch gesetzlich verpflichtet, für transparente Liefernetzwerke zu sorgen. Firmen wie die GS1-Tochter F-Trace bieten dabei technologisch Unterstützung.