Im Einzelhandel existieren heterogene Geschäftsmodelle: Viele mit Fokus auf dem Endkundengeschäft bedienen auch Gewerbekunden, dazu kommen Versandhandel, Webshop oder hybride Modelle wie Click & Collect. Es wird bar, elektronisch oder auf Rechnung bezahlt. Der Einzelhandel profitiert deswegen von einer Warenwirtschaft, die nicht nur in der Lage ist, das Kassensystem anzubinden, sondern die sich modular an seine Bedürfnisse anpassen lässt.
1. Warenwirtschaft mit Kassenmodul
Nach der Kassensicherungsverordnung müssen seit dem 1.1.2020 alle Bargeld-Transaktionen in der sogenannten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) gespeichert werden, einer Art verschlüsseltem USB-Stick, der die Unabänderlichkeit der Daten sicherstellt. Eine geeignete Warenwirtschaft muss die Anwendung von TSE unterstützen – idealerweise mit einem Modul für das Bargeschäft.
2. Unterschiedliche Zahlungsarten abbilden
Rund 70 Prozent des Umsatzes im Einzelhandel wird mit Karte oder bar gemacht, es gibt aber auch gewerbliche Kunden, die auf Rechnung zahlen. Eine gute Warenwirtschaft bildet das ab.
3. Webshop und Kasse integrieren
Ein Webshop-Tool kann Warenwirtschaft, Lager und Website kombinieren und neue Vertriebswege eröffnen.
Foto: Pleasantsoft
Idealerweise erlaubt es ein Tool, Warenwirtschaft, Lager und Webshop zu kombinieren. Damit können Einzelhändler flexible Geschäftsmodelle wie Click & Collect umsetzen: Laufen Webshop und Warenwirtschaft getrennt, wird bei Verkäufen im Shop eine Benachrichtigung geschickt, die händisch in das ERP eingegeben werden muss. Eine eigene Webshop-Software mit Synchronisationskomponente verhindert das. Sie überwacht Änderungen bei der Lagermenge und passt sie an. Auch Preisänderungen oder Beschreibungen überträgt die Warenwirtschaft an den Webshop, sodass Daten nur einmal zentral gepflegt werden müssen. Bei einer smarten Warenwirtschaft stehen diese Funktionalitäten via Schnittstelle auch für Shopsysteme, zum Beispiel von Shopware, Oxid oder Amazon, zur Verfügung.
4. Garantiezeiten erkennen
Eine Seriennummernverwaltung bietet Einzelhändlern im Bereich der Elektronik Vorzüge: An die Seriennummer ist die Garantie des Geräts gebunden – im System wird dann schnell der Status ersichtlich.
5. Kommissionierung mit MDE-Gerät
Der Einzelhandel mit sperriger Ware wie Holz- oder Baustoffhandel profitiert von einer mobilen Datenerfassung mit MDE-Gerät über Barcodes. Ist die Warenwirtschaft barcodefähig, kann die gesamte Prozesskette inklusive Lagerführung optimiert werden, wo der Bestand automatisiert aktualisiert werden kann. Auch die Kommissionierung von Lieferscheinen ist mit MDE-Geräten hilfreich: Die bestellte Ware wird gescannt und die Menge erfasst. Danach werden alle Positionen per Schnittstelle in den Lieferschein eingesetzt. Gleichzeitig wird die Lagermenge aktualisiert.
6. Frachtaufträge automatisieren
Einzelhändlern mit Webshop oder Versandhandel hilft die Funktion, aus erstellten Lieferscheinen Frachtaufträge zu erzeugen. Es bietet sich an, sie via Polling-Schnittstelle an die Software von Paketdiensten wie DHL Easylog, DPD DELIsprint oder GLS zu überstellen. Ohne Schnittstellenfunktion müssen Daten zu Sendung und Empfänger abgetippt werden. Eine Übergabe via Schnittstelle spart Zeit und macht keine Fehler.
7. Sammelrechnungen automatisieren
Gewerbekunden mit Sonderkonditionen kaufen im Einzelhandel oft auf Sammelrechnung. Dafür müssen die Lieferscheine in manueller Arbeit zusammengestellt werden. Ein Tool kann alle noch nicht fakturierten Lieferungen zu einem Rechnungsvorschlag bündeln und als Sammelrechnung automatisieren.
8. Überwachung von Zahlungsverkehr und offener Posten
Die Überwachung des Zahlungsverkehrs ist eine sinnvolle Funktion: Alle Rechnungen über Lastschriftvereinbarung werden automatisch eingezogen und Zahlungen von Selbstzahlern aus der Online-Banking-Software importiert. Noch offene Forderungen können mit einem automatisierten Mahnwesen berücksichtigt werden. Bei Vorkasse besteht die Möglichkeit, den Liefervorschlag erst bei Geldeingang auszulösen.
Fazit
Herausfordernde Zeiten erfordern smarte Lösungen mit einem hohen Automatisierungsgrad, um manuelle Aufwände so gering wie möglich zu halten. Für den Einzelhandel bedeutet das eine Warenwirtschaft, die modular zusammengestellt und damit auf die unterschiedlichen Bedürfnisse zugeschnitten werden kann.
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