Kassennachschau: Unverhofft kommt öfter

Herr Dieckmann, wie viele Kassennachschauen haben Sie im vergangenen Jahr in Niedersachsen durchgeführt?

Insgesamt 2.167. Wir konzentrieren uns hier auf Handels- und Gastronomieunternehmen mit einem hohen Anteil an Bareinnahmen. Das sind ganz überwiegend Klein- oder Kleinstbetriebe – in erster Linie Gastronomie, Einzelhandel, Friseurgewerbe und andere Dienstleistungsbetriebe.

In welchen Bereichen gibt es die meisten Beanstandungen?

Typischerweise in zwei Fällen: Aus dem Kassensystem konnte kein Datenexport generiert werden. Oder der Datenexport ist maschinell nicht auswertbar oder lückenhaft. Das Unternehmen wird dann aufgefordert, das Problem mit Unterstützung des Kassendienstleisters schnellstmöglich zu beseitigen. Wir stellen auch immer wieder fest, dass bei Verkäufen mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen eine nicht zutreffende Zuordnung zum ermäßigten Steuersatz erfolgt. Für diese Sachverhalte gelten seit dem 1. Januar 2020 verschärfte Sanktionsmöglichkeiten. Sehr viel gravierender sind die Fälle, wenn Betriebseinnahmen nicht in einem elektronischen Journal enthalten sind und somit nicht versteuert werden. In diesen Fällen wird ein strafrechtliches Ermittlungsverfahren eingeleitet.

Wie läuft eine Überprüfung typischerweise ab?

Zunächst werden die Betriebsabläufe in Zusammenhang mit den Warenverkäufen oder der Erbringung von Dienstleistungen erfragt: Gibt es eine Verfahrensdokumentation und ein internes Kontrollsystem für die Archivierung elektronischer Daten? Wie viele Geschäftskassen gibt es? Welches Kassensystem wird eingesetzt? Wer darf kassieren? Anschließend wird der Ladeninhaber gebeten, für einen bestimmten Zeitraum die elektronisch gespeicherten Einzeldaten des Kassensystems auf einen Datenträger zu kopieren und an den Prüfer auszuhändigen.

Die Daten werden also erst zu einem späteren Zeitpunkt analysiert?

Ja, die Daten werden im Finanzamt analysiert. Ergeben sich keine Mängel, werden die Daten gelöscht.

Was passiert, wenn bei einer Kassennachschau Unstimmigkeiten aufgedeckt werden?

Die Sachgebietsleitung kann bei festgestellten Mängeln eine zeitlich nachgelagerte allgemeine Außenprüfung anordnen. Wenn ein Warenverkauf oder eine Erbringung von Dienstleistungen nicht unmittelbar in das Kassensystem oder mit einem falschen Umsatzsteuersatz eingegeben wird, muss der Prüfer diesen Sachverhalt an die Bußgeld- und Strafsachenstelle melden.

Wie kann sich ein Handelsunternehmen auf eine unangekündigte Nachschau vorbereiten?

Es ist darauf zu achten, dass alle Geschäftsvorfälle vollständig erfasst sind und alle eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme mittels einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Wichtig ist auch, dass die exportierten Daten den Bestimmungen des vom Bundesfinanzministerium am 14.11.2014 veröffentlichten Schreibens mit „Ergänzenden Informationen zur Datenträgerüberlassung“ entsprechen. Empfehlenswert ist auch die „Verfahrensdokumentation für Kassensysteme“, die kostenlos beim Deutschen Fachverband für Kassen- und Abrechnungssysteme (DFKA) heruntergeladen werden kann.

Gibt es eigentlich eine Registrierkassenpflicht für Gewerbebetriebe?

Im Gegensatz zu einigen anderen europäischen Ländern gibt es in Deutschland keine Registrierkassenpflicht. Wird keine Kasse eingesetzt, muss jedoch eine händische Aufzeichnung aller einzelnen Geschäftsvorfälle erfolgen. Über Details informieren die „Merkblätter zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung“, die unter anderem vom Landesamt für Steuern Niedersachsen herausgegeben werden.

Welche weiteren gesetzlichen Anforderungen an die Kassensysteme sind zukünftig von Handelsunternehmen zu beachten?

Am 1. Januar 2020 ist ein Gesetz in Kraft getreten, das jedes Unternehmen verpflichtet, alle steuerlich relevanten Geschäftsvorfälle und Vorgänge durch zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen zu signieren und zu speichern. Ferner muss bei jedem Geschäftsvorfall ein Kassenbeleg ausgegeben werden. Da jedoch die technischen Sicherheitseinrichtungen zum Einbau in die verschiedenen Kassensysteme noch nicht am Markt verfügbar sind, hat das Bundesfinanzamt ein Nichtbeanstandungsschreiben veranlasst. Demnach wird bis zum 30. September 2020 im Falle einer Kassennachschau oder einer Außenprüfung nicht beanstandet, wenn das bestehende Kassensystem noch nicht den Anforderungen des Paragraphen 146a Abgabenordnung entspricht.

Das Interview führte Volker Zwick.