Die Firmenzentrale als Service-Provider

Die Coop, Basel, in der Schweiz mit 22 Mrd. Euro Umsatz zweitgrößter Einzelhandelskonzern, berichtet von ausgesprochen positiven Erfahrungen mit der Einführung einer einheitlichen Standardsoftware für alle Vertriebsschienen des Unternehmens. Zur Coop gehören Supermärkte, Warenhäuser, Einrichtungshäuser, Bau- und Gartenmärkte, Parfümerien, Uhren- und Schmuckgeschäfte sowie Gastronomiebetriebe.  

Gestartet wurde der Rollout der Softwarelösung „GK/Retail“ aus dem Hause GK Software, Schöneck, im Jahre 2008. In der Lebensmittelschiene wurden allein im laufenden Jahr 7.500 Kassen auf die neue Software umgestellt. Der Rollout soll 2012 mit der Implementierung der Softwarelösung in weiteren 400 Kassen in Bau- und Hobbymärkten der Coop fortgesetzt werden. Laut August Harder, Leiter Informatik & Produktion bei Coop, hat man sich seinerzeit für eine entwicklungsfähige Standardsoftware entschieden, die sich bereits in anderen Unternehmen bewährt hat und in deren Weiterentwicklung aktuelle Trends und neue Anforderungen der Anwender eingeflossen sind.  

Neu bei Coop Schweiz sind jetzt zentrale Serversysteme, die an die Stelle der Backoffice-Server in den Filialen treten. Für die Mitarbeiter vor Ort in den online angebundenen Verkaufsstellen ändert sich dadurch nichts. Für die Dienste und Datenhaltung der Filialen werden nun jedoch in der Zentrale hochleistungsfähige und unlimitierte Server sowie Datenbanken eingesetzt.

Automatisierter Etikettendruck

Wichtig: Im Rahmen der Zentralisierung kann der Support auf jede einzelne Kasse zugreifen. Bei Problemen in einer Coop-Verkaufsstelle wird der Backoffice-Rechner auf dem zentralen Server neu gestartet. Früher musste häufig ein Techniker vor Ort in der Filiale dafür sorgen, dass alles wieder reibungslos funktionierte. Heute nutzt man ein zentrales Monitoring der Systeme und Anwendungen. Auf diese Weise erreicht man ein frühzeitiges Erkennen von Problemen und schnelle Behebung.  

Der Standard-Leistungsumfang der Kassenlösung „GK/Retail POS“ beinhaltet ein Modul für Loyalitätsprogramme, das bei Coop zum Einsatz kommt. Ob Staffelpreise, Kundenrabatte, Happy Hour, Coupons oder Kundenkarten – die „GK/Retail Enhanced Loyality Engine“ findet in hoher Geschwindigkeit den richtigen Preis. In der Zentrale sichert der „Promotion Designer“ die Pflege und automatische Verteilung aller Promotions und Loyality-Aktionen an die beteiligten Filialen.

Selfscanning-Programm

Die neue Kassenlösung ermöglicht optional auch papierlose Prozesse am POS. Das System verfügt über einen integrierten Digital-Signature-Prozessor, über den sich ein elektronisches Unterschriften-Pad direkt ansprechen lässt. Das System kann ferner Kundenbildschirme ansteuern, auf denen Bons gezeigt und zusätzliche Werbeinhalte abgespielt werden können.  

Weitere Schnittstellen gibt es für Waagen mit Waagenbonauflösung sowie für das Bargeldhandling, also die Verwaltung von Kassen, Kassenkräften, Schubladen und Tresor-Beständen und deren Bewertungen. Hinzu kommt eine Anwendung für Selfscanning, auf das bei Coop 10-15 Prozent des Umsatzes entfallen. Beim Coop-Selfscanning-Programm „Passabene“ gibt das Handgerät die gesammelten Preis-Informationen auf einem Bon aus, der an der Kasse übergeben wird.  

Ein weiterer wichtiger Baustein des neuen IT-Konzeptes bei der Coop ist außerdem ein automatisierter Etikettendruck. Während zuvor jede Verkaufsstelle individuell gesteuert wurde und jede Preisänderung bis zu mehrere Tausend Mal durchgeführt werden musste, agiert nun die Coop-Zentrale auch in diesem Bereich als eine Art Service-Provider für alle Filialen und kann die vor Ort benötigten Informationen ohne Zeitverzug zur Verfügung stellen. Beim automatisierten Etikettendruck handelt es sich um eine Funktionalität, die von GK Software zu Beginn des Coop-Projektes noch nicht als Standardfunktion angeboten wurde, mittlerweile aber auch anderen Anwendern zur Verfügung steht.  

„Diese zentrale Lösung für den Etikettendruck garantiert eine besonders hohe Konsistenz von Kassenpreis und Etikettenpreis“, berichtete August Harder in einem Vortrag anlässlich der EHI-Technologietage im November in Köln. Abweichungen kämen so gut wie nie vor – ein wichtiger Punkt bei Coop, da das Unternehmen heute häufiger die Preise geänderten Bedingungen anpassen muss. Weitere Vorteile des automatisierten Etikettendrucks:  

• Neue Anforderungen können aufgrund der zentralen Lösung einfacher und kostengünstiger umgesetzt werden,
• Layout, Druck und die Unterstützung verschiedener Formate und Medien können zentralseitig definiert werden,
• der Druckzeitpunkt ist flexibel wählbar,
• die „Preisversorgung“ von Etikettendruck und Kasse erfolgt synchron,
• ein zentrales Monitoring aller Verkaufsstellen ist möglich
• Kassenlösung und Druckprozesse lassen sich trennen,
• mehrere Verkaufsstellen laufen auf einem virtualisierten Server.  

Unterm Strich sorgt das neue System laut Harder für eine erhebliche Reduzierung der Kosten für die IT-Wartung. „Bei unserer alten Lösung hatten wir einen hohen Aufwand für Änderungen, die für jedes Coop-Format separat installiert werden mussten“, so Harder. Alle eingesetzten Kassensysteme waren Individuallösungen. Diese dezentrale Architektur verursachte einen großen Aufwand für die Releases, die Coop zweimal jährlich durchführte.

Hinzu kam eine veraltete Software-Architektur: Windows NT und Windows 95 wurden nicht mehr durch Microsoft gewartet, und neue Peripherie-Geräte mit modernen Schnittstellen (z. B. USB) ließen sich nicht anschließen. Auch die Anschaffung neuer Rechner erwies sich als zunehmend schwierig.  

Für die Evaluation der neuen Standardsoftware mithilfe eines „Castings“ der potenziellen IT-Lieferanten hatte sich die Coop rund ein Jahr Zeit genommen. Während man für die Vorgängerlösung rund 60 Mio. Euro investiert hatte, war das neue System mit POS-Hardware, Peripherie, Rechenzentrumsausstattung, Rollout und Schulung um zwei Drittel günstiger und doppelt so schnell installiert. Neue Funktionalitäten, so Harder, lassen sich jetzt schnell und kostengünstig integrieren. 

Weitere Informationen: www.coop.ch