Sehr nah dran an den Beständen

Die neue Filialwarenwirtschaftslösung der Coop Schweiz trägt den Namen „Ergo", ein Produkt des Systempartners Ergon Informatik AG. „Ergo“ wurde speziell für die Verkaufsstellen im Einzelhandelsbereich von Coop entwickelt und ersetzt die Vorgänger-Lösung. Seit März 2012 befindet sich das neue System im Pilotbetrieb, der Rollout soll im Herbst 2013 abgeschlossen sein. Wie Alberto Kratter, Leiter Prozesse Warenwirtschaft Verkauf bei Coop, auf den EHI Technologie-Tagen im November 2012 ausführte, löst „Ergo“ die „alte“ Software vor allem deshalb ab, weil deren Architektur veraltet und der Betriebsaufwand zu hoch war. Eine Weiterentwicklung wäre zu kostenintensiv gewesen.

Gefragt war eine neue Lösung mit hoher Prozesssicherheit, die in die SOA (serviceorientierte Architektur) des Unternehmens eingebunden und mit eigenem Know-how und eigenen personellen Ressourcen betrieben und weiterentwickelt werden kann. Das Anforderungsprofil war differenziert, da die neue Lösung in den verschiedenen Absatzkanälen von Coop –  850 Lebensmittelmärkte, 75 Bau- und Hobbymärkte, 35 Warenhäuser und 175 Restaurants –  gleichzeitig zum Einsatz kommen und jeweils alle warenwirtschaftlichen Prozesse abbilden sollte.

Eines der wichtigsten Projektziele war und ist laut Alberto Kratter, dass „Ergo“ die SBO (Sales Based Ordering)-Prozesse und damit die Vielfalt des Sortiments unterstützt. Ein typischer Coop-Supermarkt führt im Schnitt rund 40.000 Artikel. Das Sortiment setzt sich zu 46 Prozent aus Markenartikeln und zu 54 Prozent aus Eigenmarken zusammen. Das System muss pro Woche rund 7,5 Mio. Kassentransaktionen, 7,2 Mio. Bestellvorschläge, 10 Mio. Wareneingänge und 530 Mio. bestandsrelevante Artikelbewegungen bewältigen.

Ziel von Coop war es, eine detailliert auf die eigenen Anforderungen abgestimmte Softwarelösung zu erhalten. Nutzerfreundlichkeit und Leistungsfähigkeit sollten heutigen Standards entsprechen und die einfache Umsetzung von künftigen Prozessoptimierungen erlauben. Die Software sollte darüber hinaus die Bestände „near-realtime“ aktualisieren können, hoch skalierbar sein und zu 100 Prozent Java auf den Servern und MDE-Geräten unterstützen. Der Investitionsschutz der vorhandenen rund 7.000 MDE-Geräte war ein weiteres wichtiges Anliegen, welches erreicht werden konnte.

Da Coop in der Vergangenheit „teure Erfahrungen" mit dem Kauf einer Standardlösung sammeln musste, entschied man sich für die Entwicklungspartnerschaft mit der Ergon Informatik AG, welche die Vorteile von Synergieeffekten und größerer Flexibilität mitbrachte. Kratter: „Mit dieser Kooperation verbinden wir unser eigenes Prozess-Know-how mit dem Technologie-Know-how von Ergon optimal.“

Teure Erfahrungen

Nach dem Start der Planungsphase wurden zunächst die fachlichen Bedürfnisse ermittelt, das Konzept erstellt und daraufhin die Entwicklungsarbeiten eingeleitet. 2012 ging die neue Lösung dann in der Pilotphase zunächst in 30 Filialen in Betrieb. Parallel dazu lief „Ergo“ in 250 Filialen im Schattenbetrieb, also parallel zum bisherigen System, aber bereits mit eigenen Schnittstellen. Beim Rollout werden von Anfang an alle warenwirtschaftlichen Prozesse einer Verkaufsstelle – Disposition, Bestandsführung, Warenbewegung und POS – komplett mit dem neuen System abgewickelt.

Die Benutzeroberfläche bekam ein neues Design. Gegenüber der alten Oberfläche erleichtert sie den Mitarbeitern mit einer modernen Menüführung und eindeutigen Prozess-Farben die Arbeit. Die Filialprozesse sind mit „Ergo“ sowohl auf Browsern als auch auf den MDE-Geräten bedienbar. Die Anlehnung des Designs der MDE-Oberfläche an die von Smartphones sei von den Mitarbeitern in den Pilotfilialen gelobt worden, so Alberto Kratter.

Nach den bisherigen Erfahrungen konnte auch die „große Herausforderung des Projekts", nämlich der Datentransfer nearrealtime, gemeistert werden. „Ergo“ verarbeitet die Daten der Kassen und des zentralen SAP-Warenwirtschaftssystems wie Artikelstammdaten und Aktionen sowie bestandsrelevante Daten wie Wareneingänge und Abverkäufe zeitnah. „Es zählt zu den größten Herausforderungen, alle Daten umgehend zur Verfügung zu haben", so Alberto Kratter. „Mit der Lösung haben wir einen Riesenschritt gemacht und sind jetzt sehr nah dran an den Beständen."

Nach den ersten Monaten falle das Fazit durchweg positiv aus, so Kratter. Das neue System sei einfach und stabil im Betrieb, stoße auf große Akzeptanz in den Filialen, beanspruche nur wenig Schulungsaufwand und erfülle alle Erwartungen hinsichtlich Funktion und Performance. Und: Das System eröffnet Coop zahlreiche Zukunftsperspektiven. Bereits geplant ist die Anschaffung einer neuen Generation von Mobile Devices, die multifunktionale Anwendungen ermöglichen. Außerdem stehen die Einbindung neuer oder optimierter Prozesse sowie die Optimierung der bestandsrelevanten Schnittstellen auf der Agenda.

Fotos (3): Coop Schweiz 

Weitere Informationen: www.coop.ch